ยอดเงินติดลบ: สาเหตุและวิธีแก้

ยอดเงินติดลบแปลว่ามีเงินเข้าที่ยังไม่ได้บันทึก เช่น ลืมยอดยกมา เจ้าของเติมเงิน หรือถอนเงินจากธนาคารมาจ่าย แก้ด้วยการบันทึกรายการที่ขาด ไม่ใช่แก้ตัวเลข

ใครทำได้:

เจ้าของร้าน, ผู้ดูแลร้าน, ผู้จัดการ, หัวหน้ากะ-ผู้อนุมัติ, บัญชี, ผู้ตรวจสอบ (ตามสิทธิ์เริ่มต้นของบทบาท เจ้าของร้านปรับได้)

ยอดติดลบแปลว่าระบบเห็นเงินออกจากบัญชีมากกว่าเงินที่เข้ามา ในชีวิตจริงลิ้นชักติดลบไม่ได้ จึงแทบทุกครั้งมีรายการเงินเข้าที่ยังไม่ได้บันทึก ระบบไม่ห้ามจ่ายเงินเมื่อยอดไม่พอ แต่จะเตือนให้รู้

เห็นได้จากที่ไหน

• การ์ดบัญชีในหน้า เงินสด/บัญชี เป็นตัวเลขสีแดง

• ตัวเลข เงินคงเหลือ บนหน้าภาพรวมเป็นสีแดง

• Store Intelligence ขึ้นเรื่อง ยอดเงินติดลบ พร้อมปุ่ม ตรวจสอบเงินสดและบัญชี และส่งการแจ้งเตือนทุกเช้า

ผู้ที่เห็นคำเตือนนี้ตามค่าเริ่มต้นคือ เจ้าของร้าน, ผู้ดูแลร้าน, ผู้จัดการ, บัญชี

สาเหตุที่ 1: ยังไม่ได้บันทึกยอดยกมา

พบบ่อยที่สุดในร้านที่เพิ่งเริ่มใช้ระบบ พอรับซื้อเครื่องแรกด้วยเงินสด ลิ้นชักก็ติดลบทันที

วิธีแก้: นับเงินที่มีอยู่จริง แล้วบันทึกเป็น ยอดยกมา ดู ตั้งยอดเงินยกมาก่อนเริ่มใช้ระบบ

สาเหตุที่ 2: เจ้าของเติมเงินแต่ไม่ได้บันทึก

เช่น วันที่รับซื้อเยอะ เจ้าของหยิบเงินส่วนตัวมาใส่ลิ้นชัก

วิธีแก้: บันทึกเป็น นำเงินทุนเข้า ด้วยยอดที่เติมจริง ดู บันทึกเงินเข้า-ออกที่ไม่ใช่การซื้อขาย

สาเหตุที่ 3: ย้ายเงินระหว่างบัญชีแต่ไม่ได้บันทึก

เช่น ถอนเงินจากธนาคารมาจ่ายผู้ขายเป็นเงินสด ลิ้นชักจ่ายออกแต่ไม่เคยมีเงินเข้า

วิธีแก้: บันทึก โอนระหว่างบัญชี จากธนาคารไปลิ้นชักด้วยยอดที่ถอนจริง ดู โอนเงินระหว่างบัญชีของร้าน

สาเหตุที่ 4: เลือกช่องทางจ่ายเงินผิด

เช่น โอนเงินให้ผู้ขายจริง แต่ตอนบันทึกเลือก เงินสด ทำให้ลิ้นชักลดลงทั้งที่เงินออกจากธนาคาร

วิธีแก้: ยกเลิกเอกสารนั้นแล้วบันทึกใหม่ด้วยช่องทางที่ถูก ดู บันทึกผิดหรือขายผิดราคา แก้อย่างไร

วิธีหาว่าติดลบเพราะอะไร

1. เปิด เงินสด/บัญชี แล้วแตะการ์ดบัญชีที่ติดลบ

2. ไล่ดูรายการเงินออกที่ใหญ่ที่สุดในช่วงที่ยอดเริ่มติดลบ

3. ถามคนที่ทำรายการว่าเงินก้อนนั้นมาจากไหนจริง แล้วเลือกวิธีแก้ตามสาเหตุด้านบน