เผยแพร่ อัปเดตล่าสุด เขียนและตรวจทานโดยทีม Resale Intelligence
ยอดเงินแต่ละบัญชีคำนวณจากทุกรายการรับและจ่ายที่แก้ไขหรือลบไม่ได้ ทุกบาทจึงตรวจย้อนกลับได้ ถ้ายอดไม่ตรงให้บันทึกรายการที่ขาดหรือยกเลิกรายการที่ผิด
- ใครทำได้:
- เจ้าของร้าน, ผู้ดูแลร้าน, ผู้จัดการ, หัวหน้ากะ-ผู้อนุมัติ, บัญชี, ผู้ตรวจสอบ (ตามสิทธิ์เริ่มต้นของบทบาท เจ้าของร้านปรับได้)
หลายคนอยากพิมพ์ยอดเงินใหม่ให้ตรงกับเงินในลิ้นชัก แต่ระบบไม่มีช่องให้แก้ยอดตรง ๆ หน้า เงินสด/บัญชี บอกไว้ว่า ยอดเงินคำนวณจากทุกรายการรับ-จ่าย ไม่สามารถแก้ไขยอดได้โดยตรง
ยอดเงินมาจากไหน
ระบบไม่ได้เก็บยอดคงเหลือไว้เป็นตัวเลขเดียว ทุกครั้งที่เปิดหน้า ระบบรวมเงินเข้าทุกรายการแล้วลบด้วยเงินออกทุกรายการของบัญชีนั้น ทั้งจากการขาย การรับซื้อ ค่าใช้จ่าย และรายการเงินที่บันทึกเอง
รายการเหล่านี้แก้ไขหรือลบไม่ได้ เมื่อบันทึกแล้วจะถูกล็อกไว้ ถ้าผิดต้องยกเลิกด้วยรายการกลับ เอกสารเดิมยังอยู่ให้ตรวจย้อนหลังได้
ทำไมออกแบบแบบนี้
-
ตรวจสอบได้: ทุกบาทในยอดคงเหลือย้อนกลับไปหาเอกสารต้นทางได้เสมอ
-
กันการแก้ตัวเลขเงียบ ๆ: ถ้าแก้ยอดได้ตรง ๆ เงินที่หายไปจะไม่เหลือร่องรอย
-
รายงานตรงกัน: หน้าเงินสด รายงานกระแสเงินสด และหน้าภาพรวมใช้รายการชุดเดียวกัน ตัวเลขจึงไม่ขัดกัน
-
มีหลักฐานว่าใครทำ: ทุกรายการและทุกการยกเลิกถูกบันทึกในบันทึกการตรวจสอบ พร้อมผู้ทำ เวลา และเหตุผล
ถ้ายอดในระบบไม่ตรงกับเงินจริง
| สิ่งที่เกิดขึ้น | วิธีแก้ |
|---|---|
| มีเงินเข้าหรือออกที่ยังไม่ได้บันทึก | บันทึกรายการเงินนั้นเพิ่ม ดู บันทึกเงินเข้า-ออกที่ไม่ใช่การซื้อขาย |
| เงินย้ายระหว่างบัญชีแต่ไม่ได้บันทึก | บันทึกโอนระหว่างบัญชี ดู โอนเงินระหว่างบัญชีของร้าน |
| บันทึกยอดหรือช่องทางผิด | ยกเลิกเอกสารนั้นแล้วบันทึกใหม่ ดู ยกเลิกเอกสาร (Void): ขั้นตอนและเหตุผล |
| นับเงินแล้วขาดหรือเกินโดยหาสาเหตุไม่เจอ | บันทึกส่วนต่างเป็นรายจ่ายอื่นหรือรายรับอื่น และเขียนในรายละเอียดว่าเป็นเงินขาดหรือเกินจากการนับ |