ทำไมลบบิลไม่ได้ และต้องยกเลิกเอกสารแทน

เอกสารที่บันทึกเงินแล้วลบหรือแก้ไม่ได้ เพื่อให้ยอดเงินและกำไรตรวจย้อนหลังได้ ถ้าผิดให้ยกเลิก (Void) พร้อมเหตุผล ระบบสร้างรายการกลับและเก็บเอกสารเดิมไว้

เอกสารที่บันทึกเงินแล้ว เช่น ขาย รับซื้อ คืนเงิน หรือค่าใช้จ่าย ลบหรือแก้ไขไม่ได้ ถ้ามีอะไรผิด ต้องยกเลิก (Void) พร้อมเหตุผล แล้วบันทึกใหม่ให้ถูก หลักนี้ใช้กับทุกร้านและทุกบทบาท รวมถึงเจ้าของร้าน

ทำไมระบบไม่ให้ลบ

• ตัวเลขต้องตรวจย้อนหลังได้: ยอดเงินในลิ้นชัก ยอดในบัญชี และกำไรจริงของแต่ละเครื่อง คำนวณจากรายการเงินและต้นทุนทุกรายการ ถ้าลบได้ ยอดเงินจะไม่ตรงกับเงินจริงโดยไม่มีใครรู้

• กันการปิดบังรายการ: ถ้าลบบิลขายได้ ก็ซ่อนการขายที่เงินไม่เข้าร้านได้ การยกเลิกทิ้งร่องรอยว่าใคร ยกเลิกเมื่อไร และเพราะอะไร

• เลขที่เอกสารต่อเนื่อง: เลขที่ไม่หายไปจากลำดับ ผู้ตรวจสอบเห็นทุกฉบับ รวมถึงฉบับที่ยกเลิก

ยกเลิก (Void) ทำอะไร

• สร้างรายการกลับ (reversal) ให้ทุกรายการเงินและต้นทุนของเอกสารนั้น ผลรวมจึงกลับเป็นเหมือนไม่มีเอกสาร

• คืนสถานะของสินค้า เช่น ยกเลิกการขาย เครื่องกลับเป็นพร้อมขาย

• เก็บเอกสารเดิมไว้ พร้อมป้ายยกเลิก ชื่อผู้ยกเลิก เวลา และเหตุผล

• รายงานไม่นับเอกสารที่ยกเลิกแล้ว

• บันทึกทุกขั้นตอนไว้ในบันทึกการตรวจสอบ

ดูขั้นตอนใน ยกเลิกเอกสาร (Void): ขั้นตอนและเหตุผล

อะไรแก้ได้ อะไรต้องยกเลิก

ดูกรณีที่พบบ่อยใน บันทึกผิดหรือขายผิดราคา แก้อย่างไร

ลูกค้าคืนของ ใช้ยกเลิกหรือรับคืน

ถ้าเป็นการขายที่เกิดขึ้นจริงแล้วลูกค้าเอาของมาคืน ให้ใช้ รับคืนสินค้า ไม่ใช่ยกเลิก เพราะการขายเกิดขึ้นจริง ระบบจะสร้างเอกสารรับคืนแยก ดู รับคืนสินค้าและคืนเงินลูกค้า ใช้การยกเลิกเฉพาะเมื่อเอกสารถูกบันทึกผิด