ลูกค้าขอดู แก้ หรือลบข้อมูลส่วนบุคคล

ร้านเป็นผู้ควบคุมข้อมูลลูกค้า จึงต้องรับและตอบคำขอของลูกค้าตาม PDPA ตรวจตัวตนผู้ขอก่อน ดูหรือแก้ข้อมูลได้ในระบบ ส่วนการลบต้องผ่านทีมงานและเก็บบันทึกที่กฎหมายกำหนด

ใครทำได้:

เจ้าของร้าน, ผู้ดูแลร้าน, ผู้จัดการ, หัวหน้ากะ-ผู้อนุมัติ, แคชเชียร์, ผู้ประเมินราคา, บัญชี, ผู้ตรวจสอบ, เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล (ตามสิทธิ์เริ่มต้นของบทบาท เจ้าของร้านปรับได้)

ลูกค้ามีสิทธิ์ขอดู ขอสำเนา ขอแก้ไข หรือขอลบข้อมูลส่วนบุคคลของตัวเองตาม PDPA สำหรับข้อมูลลูกค้าของร้าน ร้านเป็นผู้ควบคุมข้อมูล จึงเป็นผู้รับคำขอและตอบลูกค้า หน้านี้บอกว่าตอนนี้ระบบช่วยได้แค่ไหน

ก่อนทำอะไร ตรวจตัวตนผู้ขอก่อน

• ให้ลูกค้าแสดงบัตรประชาชนตัวจริง หรือยืนยันผ่านช่องทางที่ร้านมีอยู่แล้ว เช่น เบอร์โทรที่บันทึกไว้

• อย่าส่งข้อมูลให้คนที่อ้างว่าเป็นญาติหรือเพื่อนของลูกค้า

• จดวันที่ได้รับคำขอ สิ่งที่ขอ และวิธีที่ตรวจตัวตน เก็บไว้เป็นหลักฐาน

ตอบลูกค้าภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และแจ้งลูกค้าถ้าบางคำขอทำไม่ได้พร้อมเหตุผล

ลูกค้าขอดูหรือขอสำเนาข้อมูล

• เปิดหน้าลูกค้า ผู้มีสิทธิ์ ดูข้อมูลอ่อนไหว (เลขบัตร/ที่อยู่) กด แสดงข้อมูลเต็ม เพื่อดูข้อมูลครบ ดู ดูเลขบัตรและข้อมูลลูกค้าแบบเต็ม

• ถ้าลูกค้าต้องการเป็นไฟล์ เจ้าของร้านใช้ ส่งออกข้อมูลร้าน ส่งออกข้อมูลทั้งร้าน แล้วคัดเฉพาะแถวของลูกค้ารายนั้นส่งให้ ดู ส่งออกข้อมูลทั้งร้าน

• ตอนนี้ยังไม่มีปุ่มส่งออกข้อมูลของลูกค้าทีละคน และไฟล์ส่งออกทั้งร้านยังไม่รวมประวัติความยินยอมและการยืนยันตัวตน

ลูกค้าขอแก้ข้อมูล

• แก้ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร และข้อมูลทั่วไปได้ในหน้าแก้ไขลูกค้า ทุกการแก้ไขถูกบันทึก

• เอกสารการเงินที่ทำไปแล้ว เช่น ใบรับซื้อ แก้ไขไม่ได้ ถ้าข้อมูลในเอกสารผิด ต้องยกเลิกเอกสารแล้วทำใหม่ ดู ทำไมลบบิลไม่ได้ และต้องยกเลิกเอกสารแทน

ลูกค้าขอลบข้อมูล

ตอนนี้การลบหรือทำให้ข้อมูลลูกค้าไม่ระบุตัวตนต้องทำผ่านทีมงาน

1. เจ้าของร้านติดต่อทีมงานจากอีเมลของบัญชีเจ้าของร้าน พร้อมรหัสลูกค้าและวิธีที่ตรวจตัวตน ดู ติดต่อทีมงานพร้อมรหัสอ้างอิง

2. ทีมงานดำเนินการตามคำสั่งของเจ้าของร้าน และบันทึกการดำเนินการไว้ตรวจสอบ

3. แจ้งผลให้ลูกค้าทราบ รวมถึงข้อมูลที่ยังต้องเก็บไว้และเหตุผล

ข้อควรรู้

• ถ้าลูกค้ามีประวัติการรับซื้อ การขาย หรือสินค้าในระบบ ระบบจะไม่ลบ เพราะร้านมีหน้าที่เก็บบันทึกเหล่านี้ตามกฎหมาย ให้แจ้งลูกค้าว่าเก็บอะไรไว้ เพราะอะไร

• ลูกค้าที่ไม่มีประวัติรายการ ทีมงานลบชื่อและข้อมูลติดต่อออก และนำออกจากรายชื่อลูกค้า

• ข้อมูลในไฟล์สำรองจะหมดไปตามรอบการเก็บไฟล์สำรอง

ลูกค้าไม่อยากรับข่าวสาร

ปิดความยินยอมเรื่อง รับข่าวสารและโปรโมชั่นจากร้าน ในหน้าลูกค้า ดู ความยินยอม PDPA แยกตามวัตถุประสงค์